受到著名部落客--電腦玩物的啟發，工作與生活上開始使用GTD(Getting Things Done)的作業方式，
這其中就會需要一些工具來做輔助，最後選用Omnifocus，覺得這個功能最為全面，也很容易操作，但只適用於蘋果系統，Windows就殘念了。
對於一個GTD的程式要求，覺得除了有任務，contexts(情境)雙分類之外，一個很重要的就是呈現方式，當開始使用，如何很快拉出你現在要看的東西，例如哪些到期了，現在我要做甚麼，已經做過甚麼，各種方式角度來看各項任務。如果只是一堆任務按照到期日排序，效用就差很多。
日前Omnifocus2發售了，立刻買下去，並且升為Pro版，Pro主要功能是自定義透視方式，也就是從不同角度來看這一大群任務。
每個人用GTD的方式都可能不同，依照自己的需求演變成不同的模式，這也是它有趣的地方，接下來是分享我這幾年使用Omnifocus的方式。
Projects(專案) 與Contexts(情境)
Omnifocus對於任務，有兩種歸類選項，分別是Projects(專案) 與Contexts(情境)，我的分類方式，Projects就是依照各專案去分，一個實驗案，就是一個專案，專案下面會有很多的Action(動作)，那Contexts則是做為狀態來使用，就把他當做生產線上的一個個工站，分為計畫階段，預備交給部屬，待部屬回覆，結案歸檔，電話連繫等等。
一個專案開始，contexts都是從計畫開始，然後計畫完成就交辦下屬，之後就等工作回覆，回覆完看是要繼續計畫或是結案歸檔。
真正實施起來就會是這樣:
每天早上先部門內開會，我會打開今天預備交辦的contexts，將工作交待下去，之後打開部屬回覆的contexts，查核今天到期的工作狀況。散會完之後，就換自己的工作，打開計畫階段，就是看哪些實驗案還沒想好下一步怎麼做，打開電話連繫的，就是要跟其他部門連絡，或是追資料的。一天下來接到新的工作，就先放到收件夾，之後決定是要立案計畫，或是丟棄保留。
Defered time(推遲時間)與Due time(到期時間)
之前我會把推遲時間當做到期時間來用，後來發現這樣並不好，Defered time適合當作開始時間來用，Due Time做為結束的時間，
這樣有一個好處，可以將還沒有做的工作隱藏起來， 這樣可以專心在現在可以做的工作上。
剛剛有說過不同角度來看這些任務，例如在contexts分類下來看，我會將defered Time還沒到的隱藏起來，讓我專心在現在可以做的事情上，在Projects分類下，會將所有的可以做的任務列出，因為要看每一個專案，已經安排哪些措施，在任務回顧時，則是將每個專案下，所有的不管是完成未完成的全部列出，這是我要將專案歸檔，所以就將做過了的歷史全部列出。
多種透視方式，這也是Omnifocus的強項。
匯出資料
Omnifocus2可以將資料匯出成csv檔，這樣單位內成員，可以按照到期日下去安排工作，也不會像以前，常常事情做到漏掉忘記，而且也可以減少開會的時間，都讓他們按照到期日來回報工作，我不用一一提醒，大家可以專注在要到期的事情上面，也可以按時回報進度。所有注意事項我會計劃時就寫在專案的筆記裡面，這樣作業要點也就在裡面了。
這裡有一個小技巧分享，因為Mac跟Windows還是不太合的，所以Omnifocus2匯出的CSV檔，用Excel直接打開，會是亂碼，但是除我之外，大家都是Windows電腦，小技巧就是先用Number打開，然後匯出Excel檔，這樣Excel打開就不會是亂碼了，小麻煩但是不影響作業。
Perspectives(透視)
這個要多花1100升級為Pro版才可以自定內容，算是Omnifocus的特色功能，簡單說是從不同角度來看這些任務，可以自定排序，任務是否完成狀態，甚至是指定只看某些專案之下，例如我每月要做進度報告，就會設定一個工作完成的透視，限制狀態為已完成，資料夾限制是工作類，依照專案排列，這樣他Omnifocus就會將今天，本月，上個月完成的順序都拉出來，這樣我可以很快整理本月完成了什麼，作業歷程以及結果是哪些。再加上匯出，基本上稍微整理就是一份很完整的工作報告了
其他功能
Omnifocus2跟其他GTD比起來，還有一個好處，就是他的筆記很好用，很多GTD軟體都可以寫筆記，但是他的筆記可以夾檔，這樣就可以將每一個工作結果相關文件夾在裡面，如果檔案太大，不適合夾在裡面，他也提供超連結功能，我有使用Devonthink資料庫，裡面的檔案都可以連結出來。
既然是蘋果系統專用，當然有出Iphone跟Ipad版本，而且可以透過雲端同步，
剛剛提的夾檔功能就很有用了，出外時，我可直接照相下來，設定待辦事項，便順便夾相片在裡面。
不只是待辦事項，而且可以同時獲得執行這些工作的相關資訊。
增加效率，就是減少工作。
以前單位還是一個小組，只有3個人，用筆記本就可以很容易做，但是隨著單位逐漸成長，漸漸覺得事情越來越多，效率卻越來越差，後來改用GTD的工作方式，現在手上20個專案在跑，也不會覺得混亂，仍然很容易管理，精神也更容易專注，不會為了記事情造成精神很大壓力。
覺得很有用，一點心得跟大家分享。
也順便推薦電腦玩物的部落格，有很多的想法都是從那邊學來的。
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